Expert Talk: Wat te doen met confidentiële informatie in jouw startup?

Wat te doen met confidentiële informatie?
Steek je NDA niet te snel in de kast.

Vaak belandt een Non-Disclosure Agreement (NDA), nadat deze is ondertekend, in de legal files of in de dossierkast. Wat vaak wordt vergeten is, als je confidentiële informatie ontvangt, je als ontvanger bepaalde verplichtingen hebt. Je neemt daarom best een aantal voorzorgsmaatregelen.

Als ontvanger van confidentiële informatie is het je hoofdverplichting om de ontvangen informatie vertrouwelijk te houden. Dit lijkt voor de hand liggend, maar toch brengt dit in de praktijk soms moeilijkheden mee. Onze expert Pieter De Grauwe van Gevers geeft daarom graag  drie concrete tips om problemen te vermijden.

1. Zorg voor een voldoende beveiligde IT omgeving.
De verplichting tot vertrouwelijkheid houdt onder meer in dat je de confidentiële informatie op een veilige plek moet onderbrengen in je onderneming. Indien de IT architectuur onvoldoende beveiligd is en derde partijen toegang kunnen krijgen tot de confidentiële informatie van een andere partij die je bewaart, ben je mogelijk aansprakelijk tegenover de partij die deze confidentiële informatie aan jou heeft meegedeeld. Zorg er dus voor dat de vertrouwelijke informatie die je ontvangt ten allen tijde voldoende beveiligd is.

2. Informeer de medewerkers die in contact komen met de confidentiële informatie.
Stel jouw medewerkers, die in contact komen met confidentiële informatie van een andere partij, best uitdrukkelijk op de hoogte van het vertrouwelijk karakter van deze informatie. Stel dat een medewerker op een (online) beurs een praatje slaat met een concurrent en onbewust confidentiële informatie van een mogelijke partner meedeelt: in dat geval is jouw startup aansprakelijk voor de schade die hieruit kan voortvloeien voor de partner.
Onder sommige NDA’s kan je als ontvanger de confidentiële informatie intern enkel doorgeven op een “need to know” basis. Dit betekent dat de confidentiële informatie niet mag gedeeld worden met alle medewerkers van jouw startup, maar enkel met de medewerkers die noodzakelijk zijn om het door de NDA beoogde project te kunnen realiseren. In dat geval dien je er dus onder meer voor te zorgen dat deze informatie niet op een intranet wordt geplaatst dat vrij toegankelijk is door alle medewerkers van jouw startup.

3. Overweeg om confidentiële informatie te weigeren.
In bepaalde gevallen is het beter om geen confidentiële informatie te ontvangen van een derde partij. Naast de bovengenoemde verplichting, loop je namelijk ook het risico dat bepaalde confidentiële informatie jouw startup ‘contamineert’.

Confidentiële informatie wordt meestal met een specifiek doel meegedeeld, bijvoorbeeld om een mogelijke samenwerking te evalueren. Als ontvanger mag je deze informatie voor geen enkel ander doel gebruiken. Soms is het voor jouw medewerkers echter moeilijk om zulke technische of commerciële informatie te negeren als deze nuttig is voor eigen ontwikkelingen, zeker wanneer de ontvangen informatie dicht aanleunt bij je eigen ontwikkelingen. In dat geval dreigt jouw startup in een moeilijke situatie te komen: bij verdere ontwikkelingen kan je namelijk een inbreuk maken op jouw confidentialiteitsverplichtingen.

Het kan daarom in bepaalde gevallen nuttig zijn om af te spreken met een andere partij dat je enkel confidentiële informatie vrijgeeft maar geen confidentiële informatie wenst te ontvangen.

Heb je na het lezen van deze blog vragen? Neem dan contact met onze expert Pieter De Grauwe, Intellectual Property Attorney – Partner van Gevers.